Automatice su flujo de información

Nota del editor: Lo siguiente se basa en parte en varios webcasts, incluyendo "Cómo preparar su negocio de fabricación para el futuro", presentado por Andy Pickard, consultor sénior de soluciones de Aptean.

La entrega a tiempo ha sido un desafío dentro de la cadena de suministro de piezas metálicas fabricadas durante años. La cadena de suministro y la escasez de trabajadores en los últimos años han agregado combustible al fuego de las entregas tardías, pero en realidad, ese fuego en particular nunca ha dejado de arder. La industria se enfrenta a una dura verdad: a menudo, lo que se planifica en el cronograma no coincide con lo que finalmente se lleva a cabo. Entre la aceptación del pedido y el envío final, algo sale mal.

Algunos pueden culpar al cronograma, pero el método de programación en sí mismo es solo una parte del problema. Ese cronograma debe basarse en datos precisos. Basura entra, basura sale, como dicen. Aun así, no es como si los fabricantes programaran a propósito utilizando datos incorrectos o suposiciones ingenuas. Gran parte del problema tiene que ver con la gran cantidad de información que se transmite dentro de la cadena de suministro de productos metálicos fabricados. Cada interrupción genera correos electrónicos y llamadas telefónicas a medida que las personas reaccionan ante noticias inesperadas. El material o los componentes comprados están retrasados. Cierta placa simplemente no está disponible. Alguien no se presentó en el departamento de prensado. El tratador térmico no ha devuelto nuestras piezas. Y así comienza la revuelta.

Cuando muchos talleres analizan por qué los trabajos se retrasaron, refiriéndose a las variaciones estimadas contra las reales informadas dentro del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa, encuentran comentarios como "falta material" u "operador no disponible". Estos problemas no se relacionan directamente con el rendimiento de la máquina. Una máquina más rápida no hará aparecer mágicamente el material necesario o a un operador calificado.

El problema central se relaciona con la información, en cómo y cuándo se transmite esa información, y también que se transmita dentro de las empresas en la cadena de suministro de fabricación de metales. Hoy en día, la digitalización de los flujos de trabajo puede marcar una verdadera diferencia. Así como la repetición del trabajo es un desperdicio en el taller, también lo es un correo electrónico perdido o un mensaje de correo de voz sin respuesta. Hoy en día, al igual que el flujo de piezas en el taller, el flujo de información en toda la empresa está listo para la automatización.

Desafíos de planificación de la fabricación de metal

La mayoría de los fabricantes de metal son operaciones de alta mezcla de productos y muchos sirven a una variedad de industrias. La diversificación de ingresos hace que el negocio sea sólido, capaz de lidiar con los altibajos de mercados específicos, pero también puede hacer que la demanda sea inconsistente y difícil de predecir.

Para satisfacer las necesidades de los clientes, los fabricantes deben ser ágiles, capaces de aumentar y disminuir según sea necesario para satisfacer la demanda de los diferentes mercados. Puede ser todo un acto de malabarismo, y la mayoría de las operaciones solo pueden mantener un número limitado de pelotas en el aire. De hecho, cuando la demanda volvió con fuerza en 2022, muchas operaciones pasaron la mayoría de los días satisfaciendo las demandas diarias, sin tiempo para ver el panorama general.

Un error que muchos cometen es ver varios percances operativos como problemas aislados. Luego compran una máquina o una plataforma de software para resolver ese problema, pero no consideran cómo ese cambio afecta todo lo demás en la oficina y en el taller. Este enfoque a menudo termina creando una red complicada de sistemas que deben integrarse. Para evitar esto, los fabricantes deben mirar el panorama general desde el principio y considerar las plataformas de software que ofrecen información de extremo a extremo.

Comunicación Entre las Empresas

Imagine un escenario en el que un proveedor de un componente comprado tenga escasez; la empresa no podrá entregar el componente cuando el departamento de montaje del fabricante lo necesite. Dichos eventos muestran las virtudes de la manufactura esbelta y aseguran que los trabajos fluyan rápidamente de un centro de trabajo al siguiente. Cuanto más rápido sea el flujo y el trabajo en proceso (WIP) entre los pasos de fabricación, menor será el tiempo de entrega, lo que significa que los planeadores pueden enviar pedidos al área de producción muy cerca de sus fechas de vencimiento. Por lo tanto, cuando llega esa escasez inesperada, los planificadores pueden retrasar la entrega del trabajo al área (no se gastan recursos en trabajos que, gracias a los problemas de la cadena de suministro, podrían retrasarse por meses).

Aun así, centrarse en los procesos internos es solo la mitad de la batalla. A veces ocurren percances debido a la forma en que las personas organizan y transmiten la información. Un planeador o comprador escribe en hojas de cálculo de Excel, envía correos electrónicos y deja mensajes de voz para verificar los pedidos. Alguien que se olvide de enviar un correo electrónico o revisar un correo de voz puede convertirse en un gran problema de producción.

Hoy en día, algunas empresas interactúan con clientes y proveedores a través de portales de proveedores en línea. Sin embargo, más comúnmente, muchos se han movido hacia la automatización de ciertas tareas de comunicación. Por ejemplo, un sistema envía un correo electrónico cinco días antes de la entrega de una pieza o material especial. Si algo cambia, las personas pueden responder por correo electrónico, actualizar manualmente información como órdenes de compra u órdenes de trabajo, o incluso crear sistemas personalizados que puedan actuar automáticamente sobre la nueva información. Por ejemplo, una entrega tardía de un hardware específico puede generar automáticamente un pedido a un proveedor alternativo.

Los correos electrónicos automatizados también pueden agilizar la comunicación con proveedores de servicios externos, como tratadores térmicos y recubridores de polvo, así como con los clientes. Claro, los clientes se sentirán frustrados cuando reciban un correo electrónico automático que les diga que sus piezas fabricadas se retrasarán, pero se sentirán aún más frustrados si no se enteran hasta el último minuto, solo porque a alguien se le olvidó enviar un correo electrónico.

El software puede ayudar a automatizar estas tareas de comunicación en la oficina. La noticia de una escasez en la parte superior de la cadena de suministro activa inmediatamente un correo electrónico a los clientes. Las interfaces web de los proveedores incluso podrían generar acciones, como modificar la cantidad de un pedido. Tal automatización no elimina la necesidad de esa llamada telefónica de seguimiento, ese toque personal todavía es muy útil, pero garantiza que todos tengan la información que necesitan en el momento que la necesitan.

También contribuyen a la situación las buenas prácticas de compra, como diversificar la base de suministro y trabajar con los clientes para establecer listas de proveedores aprobados con alternativas de abastecimiento. Los fabricantes que dependen de una pequeña cantidad de proveedores de metales y componentes de regiones geográficas específicas se exponen a un mayor riesgo.

Una buena gestión del inventario, que a menudo implica el seguimiento del material del proveedor a lo largo de todo el proceso de fabricación, también juega un papel aquí. Durante la pandemia, los fabricantes sin una buena trazabilidad de materiales y componentes sintieron el dolor. La producción se detuvo y se reanudó a medida que el material estuvo disponible, a menudo con poca o ninguna notificación. Los datos de inventario en tiempo real pueden ayudar a mitigar el impacto de los problemas y las interrupciones. Si un proveedor lo decepciona, debería poder ver de inmediato qué pedidos se ven afectados y luego tomar las medidas necesarias.

Mantener los cuadros de mando de los proveedores también es fundamental, sopesando el precio con el rendimiento que incluye la calidad, la entrega y la calidad de la comunicación. Supongamos que una pieza fabricada no puede colgarse correctamente para un proceso de recubrimiento en polvo automatizado, o que un determinado diseño requiere un enmascarado que consume mucho tiempo alrededor de ciertas características de la pieza. ¿El proveedor de recubrimientos simplemente cotiza un precio o comunica ese desafío y tal vez incluso discute formas de prevenir el problema? Cuando los vendedores y proveedores aprenden unos de otros, todos ganan.

Comunicación dentro de las cuatro paredes

Los plazos son clave. Dentro de un fabricante, la información debe enviarse a aquellos que la necesitan, para que puedan reaccionar rápidamente. Digamos que un trabajo el próximo mes requiere de cinco soldadores con ciertas habilidades, pero el taller solo tendrá tres disponibles. Los planeadores deben ver esa restricción y programar trabajos en torno a ella, tal vez aportando recursos adicionales según sea necesario.

Algunas operaciones pueden requerir más de una persona en un centro de trabajo (por ejemplo, dos personas manipulando una pieza de trabajo grande en una prensa dobladora), otros pueden requerir un operador y luego un poco de tiempo de un manipulador de materiales (un "porcentaje" de una persona) para cargar y descargar la pieza. Un cronograma que no tenga en cuenta la mano de obra correctamente puede desviar inadvertidamente los recursos de otros trabajos.

Esto nuevamente trae a colación el dilema de basura entra, basura sale. Cuando un fabricante no tiene una idea clara de cuánto tiempo toman los trabajos y los recursos (personas, máquinas y materiales) que requieren, una nueva estrategia de programación no resolverá la raíz del problema.

La corrección de estos problemas puede ir más allá de los estudios de tiempo tradicionales que miden los cambios y los tiempos de ejecución. Más allá de esto, ¿qué habilidad requiere un trabajo? ¿Un centro de trabajo produce la misma cantidad en todos los operadores en todos los turnos? Idealmente, sí, pero en la mayoría de los casos, probablemente no.

Nuevamente, esto se remonta a la comunicación y la capacitación, las cuales pueden mejorarse a medida que un taller experimenta una transformación digital. Los trabajadores de hoy en día usan tabletas para obtener los últimos dibujos, se acabaron los problemas de control de revisión con los trabajos en papel que obligan a repetir el trabajo y (muy probablemente) a cambios de cronograma. Más allá de esto, los empleados pueden revisar las instrucciones de trabajo e incluso ver documentos y videos que muestran exactamente cómo se debe realizar una tarea.

El entrenamiento cruzado también se aplica aquí. Los fabricantes personalizados experimentan cuellos de botella que cambian continuamente según la combinación de trabajos que se ejecutan. Esto hace que documentar y mantener un entrenamiento cruzado riguroso sea especialmente valioso. Un día, el personal con capacitación cruzada podría insertar hardware, otro día podrían realizar un trabajo simple en una prensa dobladora, otro día más podrían ayudar en el montaje o el embalaje. Con la capacitación documentada, los planeadores saben que tienen la fuerza laboral flexible que necesitan antes de liberar un trabajo para el piso.

La capacitación de hoy debe implicar no solo el funcionamiento de la máquina, sino también los conceptos básicos sobre el flujo de piezas e incluso una descripción general superficial del método de programación del taller. Supongamos que el software de programación de una empresa utiliza el método de la cuerda del amortiguador del tambor promocionado por la Teoría de las Restricciones. Nuevamente, la restricción puede cambiar, pero en esta situación sería útil que todos supieran que un determinado centro de trabajo es una restricción, lo que significa que el trabajo debe fluir a través de ese centro de trabajo en una secuencia determinada para garantizar que la cantidad correcta de piezas llegará a las estaciones de trabajo posteriores en el momento adecuado. No utilizar ese recurso de restricción como se predijo puede afectar todo lo demás a su alrededor.

El cambio es una constante en el taller por supuesto, y la programación debe tenerlo en cuenta. La nueva información de proveedores y clientes requiere que los talleres se adapten. Pero los cambios no deberían provenir de "errores no forzados" debido a la falta de capacitación, como un operador que elige ejecutar un trabajo fuera de secuencia solo porque es más fácil, sin saber que estará tirando una llave inglesa en una operación posterior durante varias horas o días después.

Cerrando el ciclo

El conocimiento se ha convertido en la piedra angular del éxito, especialmente en el mundo altamente variable de la fabricación de metales con una mezcla de productos alta. Aquí, el software adecuado y una presentación estratégica de los datos pueden ayudar a cerrar el ciclo entre la oficina y el taller, así como entre un fabricante y sus proveedores y vendedores, y ayudar a todos a llegar a la raíz del problema.

Considere una operación en la que un determinado centro de trabajo tarda mucho más de lo esperado en un trabajo, aunque todas las piezas y materiales estuvieran disponibles a tiempo. Los viernes, la empresa dedica varias horas al entrenamiento y hacer mejoras. Entonces, el mismo viernes siguiente los empleados de ese centro de trabajo se reúnen con los supervisores. Estas sesiones (todas las cuales podrían documentarse en el software) podrían ayudar a la empresa a llegar a la causa raíz. Tal vez las instrucciones de trabajo sean confusas y deban revisarse. Quizás el material que se fabrica es problemático. Tal vez no se siguió un programa de mantenimiento.

Estas sesiones también pueden presentar oportunidades de mejora. Quizás un centro de trabajo se atrasó simplemente porque estaba sobrecargado. Considere un centro de doblado automatizado o una dobladora de paneles cargada de trabajo. Visto a nivel de trabajo, tiene sentido que un fabricante envíe todo el trabajo que pueda a través de esos sistemas de alta gama. Después de todo, una dobladora automática puede completar un trabajo en minutos con mano de obra mínima, mientras que doblar el mismo trabajo en una prensa dobladora manual puede llevar varias horas a personas capacitadas. Es posible procesar estas piezas en los frenos y cumplir con los requisitos de calidad del cliente, pero requiere tiempo y recursos adicionales, entonces, ¿por qué hacerlo?

Aquí es útil ver un poco desde lejos para considerar todos los otros trabajos en el área de producción. La programación efectiva consiste en maximizar el rendimiento con los recursos disponibles y asegurarse de que todas las operaciones tengan lo que necesitan en el momento adecuado. Si la prensa dobladora tiene capacidad disponible (es decir, la máquina y la mano de obra requerida están disponibles), podría tener sentido enrutar más trabajos a través de ellos en ciertos períodos. Los buenos sistemas de programación armados con información de los comentarios del área de producción pueden tener todo esto en cuenta.

Dicha información se retroalimenta a la oficina, donde los estimadores, ingenieros y planeadores de producción pueden usarla mientras preparan los trabajos para el área. Después de todo, si alguien que emite una cotización lo hace con información incorrecta, puede poner en marcha eventos que retrasen el cronograma del taller e incluso reduzcan los márgenes.

En última instancia, cada parte del proceso de producción debe trabajar de la mano. Cuando tenga claridad sobre las cargas de trabajo actuales y futuras, comprenderá los requisitos futuros y podrá planificar con anticipación y programar de manera inteligente. Cerrar ese ciclo de información entre todas las partes dentro de la cadena de suministro (proveedores, clientes, así como el personal de oficina y planta dentro del taller de fabricación) puede ayudar a hacer realidad el desempeño de entrega a tiempo de clase mundial.